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faxソフトとは?pcからfaxが送れるソフトのメリットとデメリット

faxソフトはどんなもの?どうやって使う?

FAX機を設置しなくても、オフィスや自宅にあるパソコンでFAXの送受信を行う方法はいくつかあります。

 

例えば、FAXソフトを使う方法。
この場合準備するのは、

  1. ファックスソフト
  2. パソコン
  3. FAX用のモデム

です。
ファックスソフトには、簡単な操作でFAXの送受信ができるフリーソフトから、複数のパソコンを1つのモデムで管理するものまでいろいろな種類があります。

 

FAXソフトを使ってできることとは?

相手がFAX機や複合機であっても送受信できる

FAXソフトを使うと、電話回線とモデムを介して、パソコンの画面上でファックスのやり取りができるようになります。
FAXソフトをインストールしたパソコン同士でなくても、相手がFAX機や複合機であっても送受信ができます。

 

パソコンで作成した原稿をそのまま複数の宛先に送ることができる

オフィスにパソコンがあるのが当たり前の昨今ですが、社内ではメールのやり取りで済むことであっても、取引先とのやり取りはFAXが不可欠という場面が少なくありません。
そこで、パソコンで作成した原稿をそのまま送ることができ、原稿をいちいちセットしなくても複数の宛先にFAXを送ることができる点がFAXソフトのメリットと言えます。

 

消耗品のコスト削減

送信用の原稿も受信したデータも、両方データがありますのでプリントアウトする必要はありません。
つまり紙やインク、トナーなど消耗品のコストを減らすことができます。

 

FAXソフトのデメリットとは?

電話回線が必要

FAXソフトだけあっても、パソコンをファックス代わりに使うことはできません。
上記で解説しているように電話回線とモデムが必要です。
要はFAX機や複合機と同じ回線を使って送受信を行うのです。
ですから、FAX用の番号を用意せずに電話と同じ番号を使う場合、FAXを使っているときは電話は話し中で使えません。
逆に電話を使っている間は、FAXの送受信ができないということになります。

 

通信費が余分にかかる

会社の規模によってはそれでもFAX機を置かずにFAXの送受信ができるならかまわないということもあるようです。
ただ仕事が滞ってしまうのでその点が問題ですよね…。
FAX専用の回線を用意する場合には、通信費が余分にかかることになります。

 

また、電話回線は相手先までの距離が遠くなるとその分送信にかかる料金が高くなります。
送信終了まで時間がかかる場合も通信料が高くなるので、注意しましょう。

 

FAXソフトとほぼ同じことができるのがインターネットFAX

このようなFAXソフトの欠点を補うものとして、インターネットFAXがあります。
他のページで紹介しているように、プリントアウトせずにFAXを送信したり、複数の宛先に一斉送信したりすることはFAXソフトと同様にできます。
その上、外出先でもスマートフォンやタブレットを使ってFAXを確認したり、送信したりすることができるんです。
しかもインターネット回線を使うため、国内のどこに送っても同じ料金で送ることができます。

 

このような事から、FAXの送受信をするとしたら、FAXソフトを使うよりもインターネットFAXの方が通信料の大幅な経費削減になるんですね。

 

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