FAXソフトってどんなもの？
FAX機を設置しなくても、オフィスや自宅にあるパソコンでFAXの送受信を行う方法はいくつかあります。
例えば、FAXソフトを使う方法がありますが、その場合準備するのは、ソフトとパソコンとFAX用のモデムです。簡単な操作でFAXの送受信ができるフリーソフトから、複数のパソコンを1つのモデムで管理するものまでいろいろな種類があります。
FAXソフトを使ってできること
FAXソフトを使うと、電話回線とモデムを介して、パソコンの画面上でFAXのやり取りができるようになります。FAXソフトをインストールしたパソコン同士でなくても、相手がFAX機や複合機であっても送受信ができます。
オフィスにパソコンがあるのが当たり前になった昨今ですが、社内ではメールのやり取りで済むことであっても、取引先とのやり取りはFAXが不可欠という場面が少なくありません。パソコンで作成した原稿をそのまま送ることができ、原稿をいちいちセットしなくても複数の宛先にFAXを送ることができる点がFAXソフトのメリットと言えます。
送信用の原稿も受信したデータもプリントアウトする必要がないので、紙やインク、トナーなど消耗品のコストを減らすことができます。
FAXソフトには電話回線が必要
しかし、FAXソフトだけあってもパソコンをFAX代わりに使うことはできません。電話回線とモデムが必要です。要はFAX機や複合機と同じ回線を使って送受信を行うのです。ですから、FAX用の番号を用意せずに電話と同じ番号を使う場合、FAXを使っているときは電話は話し中で使えませんし、逆に電話を使っている間はFAXの送受信ができないということになります。
会社の規模によってはそれでもFAX機を置かずにFAXの送受信ができるならかまわないということもあるようですが、普通は仕事が滞ってしまうのでその点が問題視されます。そのため、FAX専用の回線を用意することになるのですが、その場合は通信費が余分にかかることになります。
また、電話回線は相手先までの距離が遠くなるとその分送信にかかる料金が高くなり、送信終了まで時間がかかる場合も通信料が高くなります。
ほぼ同じことができるインターネットFAXが注目
スマホからでも使える
このようなFAXソフトの欠点を補うものにインターネットFAXがあります。プリントアウトせずにFAXを送信したり、複数の宛先に一斉送信したりすることはFAXソフトと同様にでき、その上、
インターネットFAXです。
ネット回線なので通信費の削減になる
ですから、パソコンをつかってFAXの送受信をするとしたら、FAXソフトを使うよりもインターネットFAXの方が通信料の大幅な経費削減になるようです。